毎日のメール作成、本当に時間がかかっていませんか?
「取引先への謝罪メール、どう書けばいいんだろう…」
「営業メールの文面、考えるだけで30分経ってしまった」
「日報を毎日書くのが面倒で、定時を過ぎてしまう」
事務職の方なら、こんな経験が一度はあるはず。実は2025年の最新調査によると、ビジネスパーソンの約45.5%がメール・文章作成に最も時間を費やしているという結果が出ています。
でも、朗報があります。AIを使えば、こうした「面倒なメール作成」がほぼ0秒で終わるんです。しかも、丁寧な敬語表現もバッチリ。
この記事では、事務職の方が今日から使える「AIメール作成術」を、具体的なプロンプト例とともにご紹介します。
なぜ今、AIでメール作成なのか？ — 2025年の現実
メール作成にAIを活用する企業が急増しています。パナソニックコネクトでは、2024年に生成AIの活用で年間44.8万時間の業務時間削減に成功。みずほリサーチ&テクノロジーズの調査では、事務職のAI活用により労働時間を平均27.2%削減できるとの試算も出ています。
さらに、AI利用者の90.2%が「満足」と回答し、4割以上が1日30分超の時短を実現しているというデータもあります。
つまり、AIを使っている人と使っていない人で、仕事のスピードに大きな差がついているのが2025年の現実です。
Gmail×Geminiなら、画面遷移すらいらない!
「AIでメール作成」と聞くと、「ChatGPTを開いて、コピペして…」と手間がかかりそうなイメージがありませんか？
でも、Gmail×Geminiを使えば、Gmailの画面から一歩も出ずに、AI生成メールが作れるんです。
Gemini in Gmail の3つのメリット
- 画面遷移ゼロ：Gmailの右サイドパネルから直接Geminiを呼び出せる
- スレッド要約：長いメールのやり取りも一瞬で要約してくれる
- 返信候補の自動提案：受信メールに対して、適切な返信文を自動生成
Google Workspaceのユーザーなら、すでに使える機能です。まだ試していない方は、ぜひ今日から活用してみてください。
実演！箇条書きだけで敬語メールが完成する魔法のプロンプト
ここからは、実際に使えるプロンプト例をご紹介します。ポイントは「箇条書きで要件を伝えるだけ」でOKということ。
【シーン1】謝罪メールを作る
プロンプト例:
以下の内容で、取引先への丁寧な謝罪メールを作成してください。
・納品が2日遅れる
・原因は社内の手配ミス
・代替案として特急配送を手配
・今後の再発防止策も記載
→ これだけで、「拝啓」から始まる丁寧な謝罪文が一瞬で完成します。文面の微調整も、「もう少しフォーマルに」「もっとカジュアルに」と指示すればOK。
【シーン2】営業メールを作る
プロンプト例:
以下の内容で、新規顧客向けの営業メールを作成してください。
・当社の新サービス「○○」の紹介
・初回限定で20%割引
・無料トライアルも可能
・担当者は私（山田）
・トーンは親しみやすく、でも丁寧に
→ 営業メールも、要件を箇条書きにするだけで完成。件名も一緒に提案してくれるので、コピペして送信するだけです。
【シーン3】日報を3秒で書く
プロンプト例:
以下の内容で、上司向けの日報を作成してください。
・午前: A社との打ち合わせ（新規案件のヒアリング）
・午後: 見積書作成、B社へメール送信
・明日の予定: C社訪問、資料準備
・課題: 見積内容の最終確認が必要
→ 日報も箇条書きメモから自動生成。毎日の定型業務が劇的に楽になります。
コピペOK！実践的プロンプトテンプレート集
他にも、こんなシーンで使えるテンプレートがあります。
お礼メール
以下の内容で、取引先へのお礼メールを作成してください。
・先日の打ち合わせのお礼
・次回の日程調整をお願い
・候補日は○月○日、○月○日、○月○日
社内報告メール
以下の内容で、上司への報告メールを作成してください。
・プロジェクトの進捗状況
・完了したタスク: ○○、△△
・未完了タスク: □□（理由: ××）
・次週の予定
アポイント調整メール
以下の内容で、取引先とのアポイント調整メールを作成してください。
・打ち合わせ希望の旨
・候補日時を3つ提示
・オンライン・対面どちらでも可能
・返信期限は○月○日まで
これらのテンプレートをメモ帳に保存しておけば、いつでもコピペして使えます。
AI活用で「考える時間」をゼロにする3つのコツ
AIをメール作成に使う際、効果を最大化するコツがあります。
コツ1: 箇条書きは具体的に
「謝罪メールを書いて」だけだと、AIも困ります。「誰に・何を・どうする」を箇条書きで明確にすると、精度が上がります。
コツ2: トーンを指定する
「丁寧に」「カジュアルに」「フォーマルに」「親しみやすく」など、文章のトーンを指定すると、相手に合わせた文面が作れます。
コツ3: 生成後に微調整する前提で
AIが作った文章は「たたき台」として使い、最終的には自分で確認・微調整するのがベスト。ただし、ゼロから書くよりも圧倒的に早いのは間違いありません。
「でも、AIに任せて大丈夫？」という不安への答え
AIでメール作成をすると、「手抜きだと思われないか？」「ミスがあったらどうしよう」と不安になる方もいるかもしれません。
でも、考えてみてください。AIは「アシスタント」であって、「代行」ではありません。
- AIが作った文章を確認するのは、あなた
- 最終的な判断をするのも、あなた
- 送信ボタンを押すのも、あなた
つまり、AIは「考える時間を短縮してくれる相棒」なんです。むしろ、浮いた時間を、もっと重要な仕事に使えるのが最大のメリット。
2025年の調査では、AI利用者の3人に1人が「仕事の質が向上した」と回答しています。時短だけでなく、成果も上がっているわけです。
まとめ: メール作成は「AIに任せる時代」へ
メール作成にかかる時間は、AIを使えばほぼゼロにできます。特にGmail×Geminiなら、画面遷移すらいりません。
- 箇条書きで要件を伝えるだけで、丁寧な敬語メールが完成
- 謝罪・営業・日報・お礼など、あらゆるシーンに対応
- AI利用者の90.2%が満足、4割以上が1日30分超の時短を実現
「AIを使うのは難しそう…」と思っていた方も、まずは今日紹介したプロンプトを1つ試してみてください。きっと、「こんなに簡単だったのか！」と驚くはずです。
そして、もし「会社全体でAI活用を進めたい」「チーム全員のメール時間を削減したい」と考えているなら、Google Workspaceを使った社内研修がおすすめです。
全社員のメール時間を削減する『事務職の方向けの生成AI研修』はこちら
→ https://mikage-tech.com/mikage-dx/genai/office-ai-training/
AIを味方につけて、毎日のメール作業から解放されましょう。
